Et si une simple carence de secrétaire suffisait à faire vaciller la régularité de vos réunions CSE, à retarder vos avis, voire à fragiliser vos décisions ? C’est l’un des pièges les plus fréquents au démarrage d’un mandat. Effectivement, on se concentre sur les sujets “chauds”… et on oublie de désigner un secrétaire et à poser des règles claires pour l’ordre du jour et le procès-verbal. De ce fait, les réunions sont reportées, les ordres du jour sont discutés la veille, les procès-verbaux sont en retard et des délibérations sont contestées, ou tout au moins discutables.
Sans secrétaire, l’ordre du jour ne peut pas être co-établi avec le président (employeur), le procès-verbal tarde, les membres s’épuisent à courir derrière les délais, et la direction finit par ne plus comprendre ce que le CSE demande officiellement.
La bonne nouvelle ? La loi est claire et des réflexes simples permettent d’éviter la majorité des problèmes. Dans cet article, nous allons vous parler de ce que dit la loi sur le rôle du secrétaire, des impacts d’une carence, de la désignation du secrétaire, des bonnes pratiques mais également de cas pratiques concrets et de l’importance de la formation économique obligatoire.
Ce que dit la loi
La désignation du secrétaire CSE
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE désigne parmi ses membres titulaires un secrétaire et un trésorier.¹
En pratique, la première réunion suivant les élections sert à installer l’instance et à procéder aux désignations. Cela est possible grâce à un vote interne à la majorité des membres présents, à défaut de précision contraire dans le règlement intérieur ou un accord. Cette désignation est prioritaire car elle permet la rédaction conjointe des prochains ordres du jour.
Ordre du jour et procès-verbal : ce qui dépend directement du secrétaire
L’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire. Les consultations obligatoires s’y inscrivent de plein droit, à l’initiative du président ou du secrétaire².
Les procès-verbaux permettent au secrétaire de consigner les délibérations. Le délai est fixé par accord. A défaut d’accord, le délai est de 15 jours³. Des délais plus courts existent : 3 jours dans le cadre d’une consultation PSE et 1 jour en redressement ou liquidation judiciaire⁴.
Les 4 articles à connaître par coeur
Article L2315-23
Le comité désigne parmi ses membres titulaires un secrétaire et un trésorier.
Article L2315-29
L’ordre du jour des réunions est co-établi par le président du CSE et le secrétaire.
Les consultations obligatoires de l’employeur doivent être inscrites de plein droit.
Article L2315-34⁵
Le procès-verbal des réunions du CSE est rédigé par le secrétaire.
Article D2315-26
Délais de transmission du procès-verbal (en l’absence d’accord) :
15 jours après la réunion ;
3 jours en cas de PSE ;
1 jour pour une procédure de redressement ou liquidation judiciaire.
Carence de secrétaire
Impact sur l’ordre du jour et la tenue des réunions
Sans secrétaire, l’ordre du jour ne peut pas être formalisé correctement : certains points obligatoires risquent de ne pas être inscrits, et la réunion risque d’être bancale. L’ordre du jour doit être élaboré à deux, et les consultations obligatoires s’y inscrivent de plein droit. De plus, l’ordre du jour doit être communiqué au moins 3 jours avant la réunion⁶.
Nous vous conseillons de prévoir le vote de désignation dès la première réunion et d’ajouter une mention à l’ordre du jour “désignation secrétaire” pour désigner un élu à cette fonction.
Conséquences sur la validité des délibérations et le procès-verbal
Une délibération prise avec un ordre du jour irrégulier ou un procès-verbal hors délai peut être contestée. La Cour de cassation⁷ a rappelé que seuls les membres de la délégation du personnel peuvent se plaindre du non-respect du délai de communication de l’ordre du jour. L’employeur ne peut pas en faire un motif pour refuser une inscription de plein droit demandée par les élus.
Impact sur le dialogue social et l’image de l’instance
La carence de secrétaire fragilise le fonctionnement du CSE et la qualité du dialogue social. Les DREETS rappellent régulièrement l’importance de respecter les règles relatives à l’ordre du jour et au procès-verbal, ainsi que la nécessité de formaliser des procédures écrites.
Un procès-verbal rédigé et transmis dans les délais témoigne du sérieux du comité. Un ordre du jour co-élaboré, quant à lui, prépare des échanges constructifs et permet de faire avancer réellement le dialogue social.
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Comment régulariser une carence ?
Les 4 étapes pour remettre un secrétaire en place rapidement
Inscrire la désignation du secrétaire à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
L’employeur établit et transmet l’ordre du jour, mais la demande d’inscription peut venir des élus.
Procéder au vote.
Le secrétaire est élu parmi les membres titulaires (dans les entreprises de plus de 50 salariés), à la majorité des élus présents.
Définir la méthode de validation des procès-verbaux.
Si nécessaire, mettre à jour le règlement intérieur du CSE pour formaliser la procédure.
Communiquer et organiser la suite.
Informer l’ensemble des membres, diffuser les modèles d’ordre du jour et de procès-verbaux, puis planifier les échéances à venir : consultations annuelles, calendrier de transmission des documents, etc.
Que faire en cas d’absences répétées du secrétaire
En cas d’absence ponctuelle, il est possible de désigner un secrétaire de séance, une solution transitoire qui permet de tenir la réunion. En revanche, si l’absence devient récurrente, il est nécessaire de procéder à la désignation d’un nouveau secrétaire. Selon l’organisation du comité (CSE central, commissions, multisites), il peut également être utile de prévoir un secrétaire adjoint ou une répartition interne des tâches. Pour renforcer la traçabilité et faciliter le travail du secrétaire, le recours à l’enregistrement ou à la sténographie est autorisé par l’article D2315-27⁸
Bonnes pratiques pour éviter la carence de secrétaire CSE
Organisation et calendrier du CSE
Dès la première réunion, il est recommandé de désigner un secrétaire et un trésorier. Si aucun élu ne se porte volontaire spontanément, prenez le temps d’échanger collectivement sur la répartition des tâches pour assurer le bon fonctionnement de l’instance. Mettez ensuite en place un planning annuel qui intègre les consultations récurrentes (politique sociale, orientations stratégiques, situation économique, Document unique, etc.) ainsi que les principales échéances.
L’ordre du jour doit être co-élaboré avec le président du CSE : conservez une liste des points à suivre et des actions en cours pour éviter les oublis. Enfin, veillez à rappeler à l’employeur que les convocations et l’ordre du jour doivent être transmis au moins trois jours avant chaque réunion.
Etudes de cas
Cas n°1 : Première réunion… sans secrétaire
La scène.
Salle de réunion vitrée, 9h28. CSE tout juste élu, cafés encore tièdes. Chloé (titulaire), fraîchement investie, feuillette l’ordre du jour et pâlit : “On a oublié la désignation du… secrétaire.” Un silence gêné s’installe. Le président (employeur) ajuste ses lunettes : “On peut commencer quand même ?”
C’est la situation la plus courante : la convocation est partie, mais l’ordre du jour n’intègre pas la désignation du secrétaire. Il est de la responsabilité de l’employeur d’ajouter ce point au premier ODJ puis les suivants seront co-élaborés par le président et le secrétaire, et communiqués au moins 3 jours avant la réunion.
Pour éviter ça, dès l’ouverture de séance, proposer d’ajouter en premier point “Désignation du secrétaire”, en rappelant le principe d’Ordre du jour conjoint et le délai de communication. De plus, avant la première réunion, diffusez une fiche “missions du secrétaire”. Cela rassure les candidats et accélère la désignation le jour J.
Cas n°2 : Le secrétaire démissionne en cours de mandat
La scène.
“Je n’arrive plus à tout faire.” Mail envoyé à 22h48 : le secrétaire jette l’éponge, surcharge et nouveau poste à la clé. Doit-on paniquer ? Non, si on réagit rapidement, la situation reste gérable.
Que faire dans cette situation ?
Pour remplacer le secrétaire, il convient d’abord d’inscrire la désignation du remplaçant à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Même si l’ordre du jour est co-élaboré par le président et le secrétaire, la demande d’inscription peut venir des élus, ou du secrétaire adjoint si vous en avez désigné un. Lors de cette réunion, la nouvelle ou le nouveau secrétaire est élu parmi les titulaires, puis il faut organiser la passation : accès aux dossiers, aux gabarits utilisés et au calendrier.
Pourquoi c’est important ?
Le procès-verbal est l’historique écrit des décisions et relève du secrétaire. Une carence allonge les délais de rédaction, fragilise la traçabilité et peut retarder les avis. Autant “rebrancher” la fonction dès la prochaine réunion plénière du CSE.
Cas n°3 : Contestation d’une délibération pour ordre du jour irrégulier
La scène.
La veille de la réunion, les élus demandent l’ajout d’un point “droit d’alerte éco”. Le président refuse : “Trop tard, on est à moins de 3 jours.” Le jour J, les élus veulent quand même en parler. Qui a raison ?
Le repère jurisprudentiel qui change tout.
Le délai minimal d’envoi de l’ordre du jour (trois jours) est institué dans l’intérêt des membres du CSE. Seuls eux peuvent s’en prévaloir. L’employeur ne peut pas refuser un point à l’ordre du jour pour délai trop court. Autrement dit : ce motif ne peut pas bloquer une demande portée par les élus. D’un point de vue pratique, nous vous conseillons dans ces situations d’organiser une réunion extraordinaire
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Pourquoi former tous les élus et surtout le secrétaire ?
Bien travailler sur l’ordre du jour, c’est gagner du temps en réunion, permettre à tout le monde de bien s’y préparer et avoir un plan d’action efficace. En formant tous vos élus vous pouvez facilement changer de secrétaire en cas d’absence ou de fatigue pendant le mandat.
Après la formation, vérifiez que vos procès-verbaux remplissent bien vos attentes et reflètent la réalité du terrain. Pensez à associer vos procès-verbaux à un plan d’action à suivre dans la durée. En étant opérationnel, vous améliorez le dialogue social dans votre entreprise ce qui vous libérera plus de temps pour travailler les vraies problématiques.
Démissionner de la fonction de secrétaire du CSE est tout à fait possible, à condition d’en organiser soigneusement la transition : une annonce transparente, une lettre formalisée et traçable, l’inscription du point à l’ordre du jour, l’élection du remplaçant, puis une passation rigoureuse des documents, accès et dossiers. Au-delà du respect des règles, l’enjeu est avant tout collectif : assurer la continuité des pratiques pour préserver la qualité du dialogue social et la stabilité du fonctionnement du CSE.
Ne laissez pas la lassitude décider à votre place. Si vous sentez de la fatigue dans votre rôle de secrétaire, anticipez la passation, proposez un calendrier et un partage des tâches. Travailler en collectif change tout. Téléchargez le modèle de lettre, préparez votre passation et, si besoin, faites-vous accompagner pour sécuriser les premières semaines du nouveau secrétariat.
Foire aux questions
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Peut-on tenir une réunion sans secrétaire CSE ?
La première réunion du CSE se passe sans secrétaire, car il sera désigné à ce moment-là. Vous pouvez désigner un adjoint également. En cas d’absence, on peut désigner un secrétaire de séance à titre transitoire.
Quel délai pour envoyer l'ordre du jour ?
Vous pouvez envoyer l’ordre du jour dans un délai de 3 jours minimum avant la réunion.
Quel délai pour le procès-verbal ?
Le délai de transmission du procès-verbal est de 15 jours en l’absence d’accord, réduit à 3 jours en cas de PSE et à 1 jour dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire.
Nous vous conseillons d’agir en deux temps. Commencez par régulariser la situation en procédant au vote de désignation du secrétaire, en mettant à jour le règlement intérieur, en actualisant les modèles d’ordre du jour et de procès-verbal, ainsi que le calendrier de travail. Ensuite, formez le secrétariat grâce à la formation économique obligatoire. C’est le moyen le plus efficace pour gagner du temps, réduire les risques de procédure et renforcer l’impact des positions du Comité Social et Économique.
Sources
¹ Code du travail – Article L2315-23, Légifrance
² Code du travail – Articles L2315-29 à L2315-31, Légifrance
³ Code du travail – Article R2315-25, Légifrance
⁴ Code du travail – Article D2315-26, Légifrance
⁵ Code du travail – Article D2315-34, Légifrance
⁶ Code du travail – Article L2315-30, Légifrance
⁷ Cour de cassation – Chambre sociale, 28 juin 2023, 22-10.586, Publié au bulletin
⁸ Code du travail – Article D2315-27, Légifrance
